【中國禮品網訊】削減展會預算是一件兩難的事情。對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預算是不同的，并沒有一個統一的標準。當決定什么該保留什么應該削減時，主管參展的經理就會陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？
對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關系是必須的，因此，都不可削減。新聞發布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷的對公司的新產品和新服務保持關注是公司戰略的重要組成部分。
無論是什么行業的企業以及企業的參展戰略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預算規律中學些什么，這是從許多次的實驗和錯誤中總結出來的削減預算的重要規律。
可以削減的預算
在我們討論什么費用必須支出之前，讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。
1、盡量減少贈品的費用
現場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標客戶”，英特爾公司一位曾經負責參展的專家這么認為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費從5000美元到3萬美元不等，特別在一些大型展會上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個展會并送出相應的贈品，那么可能節約的費用將達到6位數。
即使你沒有參加那么多展會，你也可以計算一下在贈品方面節約的費用：根據最近的一項調查，贈品是提高預算的典型開支，經常占到展會預算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會時在贈品上花費了大約3萬美元，占總的參展費用的1.5%。
2、降低展位清潔服務的費用
在一些小的展位上，比如說，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準。
3、不租植物
從這一項你可以節約250美元到1800美元。有的公司一年可以節約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣。
4、展位上少裝電話
展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經批準的長途電話。
不可削減的費用
每一個老練的展會管理者都會有自己的經典原則，決定什么花銷是必須的，參展商也可以從這些經驗中學到更多。
1、保證工作的穩定性和連續性
這是參展致勝的法寶，一位資深的市場傳訊經理認為，參展商必須保證年復一年展會工作之間的關聯性。如果不注重這個規律，工作將充滿了不確定性。參展后跟蹤客戶將使你知道什么展會是高回報的，什么展會你可以不參加。如果參展商有一次沒有追蹤客戶信息，那么下次可能要花幾年的時間恢復這個信息并要多花成百上千的錢。
2、持高水準的銷售團隊聚會
這是一條非常關鍵的經驗，作為參展商一定要花時間面對客戶。不能削減客戶與你的管理層，關鍵銷售人員以及市場人員的會面機會。貿易展會是一種有效的與客戶溝通的方式。比如說在Comdex展會上，英特爾公司的市場分析家要與來自世界各地的100多位客戶面談。如果要送一位高層管理人員去客戶所在的地方會面，平均每一次旅程大約需要花費5000美元。而在Comdex上一位管理人員可以會見25個重要客戶，這一項就可大約節約10萬美元。在展會上公司高層與客戶見面能夠節約多少錢是很難估算的。想象一下，如果有10位公司高層管理人員在展會上與100位客戶見面，將節約多少費用。這么估算一下，貿易展會是一個很便宜的與客戶接洽的機會。
3、重點產品的展示推廣費用不可少
重點產品信息的發布和宣傳費用是不可缺少的。展會現場是發布產品信息的重要場所。當然，新聞媒體也能做到這一點，但是客戶不能親眼看到產品，也不能親身體驗新產品。不過，不是所有的展會都能做到讓顧客對公司以及公司的產品有直觀的認識。有經驗的參展商會花一筆錢雇傭受過訓練的專業人員，他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產品，用最少的時間獲得最多的回饋，這筆預算是不可節約的。
4、殷勤招待客戶
在展會上讓你的客戶高興是參展的主要理由之一。所以殷勤招待客戶的費用不可少。參展商也許需要為此舉辦一些酒會或者活動，用來加固與客戶之間的聯系。一位參展商這么說到：客戶是我們參展的理由，也是我們做生意的理由。