【中國禮品網訊】電子郵件在展覽營銷工作中的應用與傳統通訊方式相比具有高效廉價的營銷特征，它融和了電話通訊的速度與郵政通訊的直觀性，顯示了強大的營銷優勢，首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽的相關信息實時送達目標客戶的信箱，其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會因“占線”而浪費時間，目標客戶也無需在電話旁守候，從而跨越了時間和空間的限制，再者是價格低廉，展覽組織機構利用極其低廉的費用發送其他通訊方式無法負擔的信息，展覽的E-mail營銷的主要功能還可在八個方面實現：品牌形象、展覽推廣、服務推廣、顧客關系、顧客服務、交叉營銷、市場調研、增強內部競爭力等。
電子郵件營銷基本是以群發郵件的方式來實現的，在具體發送過程中，郵件到達率會受技術條件和環境的影響，同時也會受到郵件內容策劃的影響，因此，群發郵件如要取得良好的效果，需在技術層面與文案創意方面進行精心的組織與策劃，這就要求掌握相關技巧：
一、電子郵件的撰寫
1．主題要明確
電子郵件的便捷性，使得展覽營銷的目標客戶可能每天要處理大量類似的電子郵件，如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，使主題明確和醒目，具有吸引力，郵件主題要本著實事求是的態度，切忌浮躁，要將郵件溝通或交流的內容表達清楚。
2．內容要切入重點
由于網絡信息量大，傳播速度快，目標客戶沒有更多時間去研讀一封與其無關的郵件，因此撰寫郵件內容一定要切入重點，按照說事的重要程度依次說出，做到條理清晰，表達正確，必要時可在句段中加上1、2、3等作為引導，內容中應避免使用模糊、籠統的字眼以及前后矛盾的語言。
3．告訴期望值
展覽營銷郵件應將需溝通的信息與內容在郵件中交代清楚，需有明確的期望值，否則，目標客戶將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就失去了其應有的作用，因此，在郵件中應將重要的展會信息（如展覽的時間、報名方式、截止日期等）、要求做的事（如參展回執、填寫調查表、參加專題會議等）敘述清楚，只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，造成重要事情的貽誤！
4．語氣要恰當
明確郵件的目標讀者是誰，是集團總裁？是參展企業總經理？是營銷部門負責人？或是其他人？發給目標客戶的郵件須針對不同的對象使用恰當的語氣，郵件需充分考慮收件人的稱謂及相適應的語氣，讓對方感到受尊敬、溫馨、親切，而不是冷冰冰的機器發過來的信件而已！
5．語法通順
撰寫的文稿要語法通順，是對每封郵件最基本的要求，收件人閱讀郵件時對文體的感受，會影響目標客戶對展覽組織機構總體水平的印象，也會影響展覽營銷與招展工作的進程，撰寫中文郵件錯誤發生率一般較低，但撰寫外文信件時就相對會出現很多問題，因此，寫完郵件后需反復斟酌用詞及語法，然后再發送，因為郵件一旦發送出去就不可能收回！
6．注意郵件格式與禮貌用語
既然是信件，就須注意常用的格式與禮貌用語，正確的郵件形式應該是：發件人須將電子郵箱所默認的模板做相應修改，常見結束語有“此致、敬禮”、“順祝安康”等，接下是發件人姓名，在寫電子郵件時可使用個性化簽名，讓收件人識別郵件來自熟悉的發件人，形成風格后相比普通郵件的格式化簽名會更添親切感！
7．告訴詳細聯絡方式
當前由于技術或網絡的原因，仍有不少SMTP服務器總不能及時將郵件發送到對方郵箱，從而無法實現實時郵件傳遞，因此，在郵件中盡可能將發件人的聯系方式寫上，如QQ、ICQ、電話（包括辦公室電話、家庭電話、手機）、Call機、真實姓名、郵編、傳真等等，這樣目標客戶即使在電子郵件不暢通的情況下，也可通過其他方式聯系到發件人。
8．遵守職業道德與法律規定
一些展覽組織者認為，如果電子郵件使用適當，將會成為與目標參展商或歷屆參展商信息交流的最佳方式，但在使用電子郵件時還需要遵循一些法律規則，（各國對internet商業活動都有明確的法律規定）以避免被指控為垃圾郵件等不利后果。
轉載自美國《展覽會》（EXPO）雜志（1997年11/12月號，第36頁）關于使用電子郵件的規則：
必須在電子郵件正文中聲明展覽或展覽組織者的身份和名稱等；
向收件人注明收到該電子郵件的原因及感興趣的相關內容。（如“因為您曾經參觀我們過去的某某展覽會？”）；
必須隨電子郵件向收信人說明退出郵件發送名單的方法；
絕不給未曾有過業務接觸（從未參觀或詢問過展覽）的人群發電子郵件。
二、郵件發送技術
1．精選擬發送郵件的地址
郵件地址可從展覽組織機構的CRM管理軟件中提取，也可從展覽專用網站的郵件列表中整理，甚至可以通過各種渠道收集的展覽信息中精選，（如專業出版物、展覽會刊、其他展覽相關網站等），通過專業管理軟件如：郵件列表管理器（Mail List Management）對地址文件進行整合處理，刪除重復郵件的地址，按要求組成指定數量的郵件發送列表，以適合群發軟件的發送要求。
2．查驗郵件地址的有效性
國內外很多門戶網站推出的免費郵箱，如連續三個月不使用就會被網站刪除，因此，需對郵件地址進行定時檢查校驗，刪除已失效的地址，最為有效方法就是利用郵件在線校驗器（Advanced Mail List Verify）進行在線校驗，該件采用模擬方式向被校驗的郵箱發信（實際上并不發出郵件），檢查郵件地址存在與否，而且速度相當快。
3．注意郵件主題與內容的書寫
國內外很多網站的郵件服務器為過濾垃圾郵件設置了常用垃圾關鍵詞，用于過濾，如果郵件主題和郵件內容中包含大量有嫌疑的關鍵詞（如促銷、價格等不雅詞匯），服務器將自動過濾該郵件，致使郵件發送不成功，因此在書寫郵件主題和內容時，應盡量避開被嫌疑為垃圾郵件的文字和詞匯或垃圾郵件所常用的宣傳推廣主題，以便郵件群發能順利地進行。
4．區別不同群發軟件發送參數的差異性
不是每一個群發軟件都能將郵件順利發送到任何郵箱，如一個群發軟件可發送郵件至21cn.com、sohu.com、263.net等，而不能發送郵件至sina.com、etang.com，而另一個群發軟件可發送郵件至sina.com、263.net、etang.com、sohu.com等，卻不能發送郵件至21cn.com，這種情況在SMTP群發軟件中尤為突出，因此，在群發郵件前預先申請多種免費郵箱，對多款群發軟件進行相應的發送測試，根據測試結果再選擇針對性的群發軟件進行發送。
5．根據網絡環境設置發送線程
發送線程是指同時群發的郵件數，當發送線程設置為100時，就相當于100臺電腦同時發送郵件，發送線程數越大，發送速度就越快，在群發郵件時發送線程須根據網絡帶寬進行設置，如設置數過大，超過網絡數據傳輸能力，電腦將會提示錯誤、藍屏或死機，通常情況下，56K撥號上網不能超過20個，ISDN不能超過50個，ASDL根據分配帶寬可設置為100個甚至更多的發送線程，設置數量較多的線程發送郵件，除滿足以上條件還需提高電腦CPU與內存的配置，盲目加大發送線程，服務器有時會限制同一時間來自同一IP地址線程的訪問數量，如超過規定線程數，即使連接到服務器，服務器也不會響應，郵件發送就不成功。
6．合理設置DNS服務器
人們習慣記憶域名，但機器間互相只認IP地址，域名與IP地址之間是一一對應的，域名轉換工作需由域名解析服務器（即DNS服務器）來完成，DNS在群發軟件中的作用是用以尋找接收郵件的服務器，如果電腦與Internet直接聯接，大多群發軟件會自動查尋，即使不能自動尋找（批注：不是什么？），軟件中一般也附帶了幾個DNS服務器，對此可以不作任何設置，如使用的服務器不能自動尋找，而軟件中也沒有附帶DNS服務器地址的群發軟件，可向軟件開發商進行咨詢。
7．盡量使用原機配置的DNS
使用服務器不要直接選用下拉列表中所列的選項，如果使用“自動獲取”就無法正常獲得原機上網時所用的DNS，如果網絡沒有設置，可以模擬一個格式如：xxx.com或xxx.net等，因為，國內外大多郵件服務器在接收郵件時，會拒收沒有域名服務器發出的郵件。
8．靈活使用郵件地址
眾多的郵件服務器具有判斷郵件是否真的從發件人郵件服務器發出的功能，如果不是，（批注：不是什么？沒有表達清楚）服務器就會拒絕這些群發郵件，例如，如果發件人所填郵箱為xxxx@263.net，郵件服務器會根據郵件中的IP來判斷郵件是否真的來自于263.net的郵件服務器，由于263.net郵件服務器的IP是固定的，因此很容易發現IP與真正的郵件服務器不符，因此就會出現認證錯誤，導致郵件不能有效發送，那么該如何解決呢？其實很容易，只要在填寫發件人郵箱時，不使用常用郵箱就可以了，例如隨意填寫xxxxx@iloveu.com之類的，（批注：隨意填寫的郵箱地址不是目標客戶，即使發送了郵件也是無效的）就可以輕松解決這個問題，當群發很多郵箱時，遇到不能正常發出的情況都可以采用以上方法。