【中國(guó)禮品網(wǎng)訊】電子郵件在展覽營(yíng)銷工作中的應(yīng)用與傳統(tǒng)通訊方式相比具有高效廉價(jià)的營(yíng)銷特征，它融和了電話通訊的速度與郵政通訊的直觀性，顯示了強(qiáng)大的營(yíng)銷優(yōu)勢(shì)，首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽的相關(guān)信息實(shí)時(shí)送達(dá)目標(biāo)客戶的信箱，其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會(huì)因“占線”而浪費(fèi)時(shí)間，目標(biāo)客戶也無(wú)需在電話旁守候，從而跨越了時(shí)間和空間的限制，再者是價(jià)格低廉，展覽組織機(jī)構(gòu)利用極其低廉的費(fèi)用發(fā)送其他通訊方式無(wú)法負(fù)擔(dān)的信息，展覽的E-mail營(yíng)銷的主要功能還可在八個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：品牌形象、展覽推廣、服務(wù)推廣、顧客關(guān)系、顧客服務(wù)、交叉營(yíng)銷、市場(chǎng)調(diào)研、增強(qiáng)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)力等。
電子郵件營(yíng)銷基本是以群發(fā)郵件的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在具體發(fā)送過(guò)程中，郵件到達(dá)率會(huì)受技術(shù)條件和環(huán)境的影響，同時(shí)也會(huì)受到郵件內(nèi)容策劃的影響，因此，群發(fā)郵件如要取得良好的效果，需在技術(shù)層面與文案創(chuàng)意方面進(jìn)行精心的組織與策劃，這就要求掌握相關(guān)技巧：
一、電子郵件的撰寫
1．主題要明確
電子郵件的便捷性，使得展覽營(yíng)銷的目標(biāo)客戶可能每天要處理大量類似的電子郵件，如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，使主題明確和醒目，具有吸引力，郵件主題要本著實(shí)事求是的態(tài)度，切忌浮躁，要將郵件溝通或交流的內(nèi)容表達(dá)清楚。
2．內(nèi)容要切入重點(diǎn)
由于網(wǎng)絡(luò)信息量大，傳播速度快，目標(biāo)客戶沒(méi)有更多時(shí)間去研讀一封與其無(wú)關(guān)的郵件，因此撰寫郵件內(nèi)容一定要切入重點(diǎn)，按照說(shuō)事的重要程度依次說(shuō)出，做到條理清晰，表達(dá)正確，必要時(shí)可在句段中加上1、2、3等作為引導(dǎo)，內(nèi)容中應(yīng)避免使用模糊、籠統(tǒng)的字眼以及前后矛盾的語(yǔ)言。
3．告訴期望值
展覽營(yíng)銷郵件應(yīng)將需溝通的信息與內(nèi)容在郵件中交代清楚，需有明確的期望值，否則，目標(biāo)客戶將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就失去了其應(yīng)有的作用，因此，在郵件中應(yīng)將重要的展會(huì)信息（如展覽的時(shí)間、報(bào)名方式、截止日期等）、要求做的事（如參展回執(zhí)、填寫調(diào)查表、參加專題會(huì)議等）敘述清楚，只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，造成重要事情的貽誤！
4．語(yǔ)氣要恰當(dāng)
明確郵件的目標(biāo)讀者是誰(shuí)，是集團(tuán)總裁？是參展企業(yè)總經(jīng)理？是營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)人？或是其他人？發(fā)給目標(biāo)客戶的郵件須針對(duì)不同的對(duì)象使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣，郵件需充分考慮收件人的稱謂及相適應(yīng)的語(yǔ)氣，讓對(duì)方感到受尊敬、溫馨、親切，而不是冷冰冰的機(jī)器發(fā)過(guò)來(lái)的信件而已！
5．語(yǔ)法通順
撰寫的文稿要語(yǔ)法通順，是對(duì)每封郵件最基本的要求，收件人閱讀郵件時(shí)對(duì)文體的感受，會(huì)影響目標(biāo)客戶對(duì)展覽組織機(jī)構(gòu)總體水平的印象，也會(huì)影響展覽營(yíng)銷與招展工作的進(jìn)程，撰寫中文郵件錯(cuò)誤發(fā)生率一般較低，但撰寫外文信件時(shí)就相對(duì)會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，因此，寫完郵件后需反復(fù)斟酌用詞及語(yǔ)法，然后再發(fā)送，因?yàn)猷]件一旦發(fā)送出去就不可能收回！
6．注意郵件格式與禮貌用語(yǔ)
既然是信件，就須注意常用的格式與禮貌用語(yǔ)，正確的郵件形式應(yīng)該是：發(fā)件人須將電子郵箱所默認(rèn)的模板做相應(yīng)修改，常見(jiàn)結(jié)束語(yǔ)有“此致、敬禮”、“順祝安康”等，接下是發(fā)件人姓名，在寫電子郵件時(shí)可使用個(gè)性化簽名，讓收件人識(shí)別郵件來(lái)自熟悉的發(fā)件人，形成風(fēng)格后相比普通郵件的格式化簽名會(huì)更添親切感！
7．告訴詳細(xì)聯(lián)絡(luò)方式
當(dāng)前由于技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)的原因，仍有不少SMTP服務(wù)器總不能及時(shí)將郵件發(fā)送到對(duì)方郵箱，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)郵件傳遞，因此，在郵件中盡可能將發(fā)件人的聯(lián)系方式寫上，如QQ、ICQ、電話（包括辦公室電話、家庭電話、手機(jī)）、Call機(jī)、真實(shí)姓名、郵編、傳真等等，這樣目標(biāo)客戶即使在電子郵件不暢通的情況下，也可通過(guò)其他方式聯(lián)系到發(fā)件人。
8．遵守職業(yè)道德與法律規(guī)定
一些展覽組織者認(rèn)為，如果電子郵件使用適當(dāng)，將會(huì)成為與目標(biāo)參展商或歷屆參展商信息交流的最佳方式，但在使用電子郵件時(shí)還需要遵循一些法律規(guī)則，（各國(guó)對(duì)internet商業(yè)活動(dòng)都有明確的法律規(guī)定）以避免被指控為垃圾郵件等不利后果。
轉(zhuǎn)載自美國(guó)《展覽會(huì)》（EXPO）雜志（1997年11/12月號(hào)，第36頁(yè)）關(guān)于使用電子郵件的規(guī)則：
必須在電子郵件正文中聲明展覽或展覽組織者的身份和名稱等；
向收件人注明收到該電子郵件的原因及感興趣的相關(guān)內(nèi)容。（如“因?yàn)槟?jīng)參觀我們過(guò)去的某某展覽會(huì)？”）；
必須隨電子郵件向收信人說(shuō)明退出郵件發(fā)送名單的方法；
絕不給未曾有過(guò)業(yè)務(wù)接觸（從未參觀或詢問(wèn)過(guò)展覽）的人群發(fā)電子郵件。
二、郵件發(fā)送技術(shù)
1．精選擬發(fā)送郵件的地址
郵件地址可從展覽組織機(jī)構(gòu)的CRM管理軟件中提取，也可從展覽專用網(wǎng)站的郵件列表中整理，甚至可以通過(guò)各種渠道收集的展覽信息中精選，（如專業(yè)出版物、展覽會(huì)刊、其他展覽相關(guān)網(wǎng)站等），通過(guò)專業(yè)管理軟件如：郵件列表管理器（Mail List Management）對(duì)地址文件進(jìn)行整合處理，刪除重復(fù)郵件的地址，按要求組成指定數(shù)量的郵件發(fā)送列表，以適合群發(fā)軟件的發(fā)送要求。
2．查驗(yàn)郵件地址的有效性
國(guó)內(nèi)外很多門戶網(wǎng)站推出的免費(fèi)郵箱，如連續(xù)三個(gè)月不使用就會(huì)被網(wǎng)站刪除，因此，需對(duì)郵件地址進(jìn)行定時(shí)檢查校驗(yàn)，刪除已失效的地址，最為有效方法就是利用郵件在線校驗(yàn)器（Advanced Mail List Verify）進(jìn)行在線校驗(yàn)，該件采用模擬方式向被校驗(yàn)的郵箱發(fā)信（實(shí)際上并不發(fā)出郵件），檢查郵件地址存在與否，而且速度相當(dāng)快。
3．注意郵件主題與內(nèi)容的書寫
國(guó)內(nèi)外很多網(wǎng)站的郵件服務(wù)器為過(guò)濾垃圾郵件設(shè)置了常用垃圾關(guān)鍵詞，用于過(guò)濾，如果郵件主題和郵件內(nèi)容中包含大量有嫌疑的關(guān)鍵詞（如促銷、價(jià)格等不雅詞匯），服務(wù)器將自動(dòng)過(guò)濾該郵件，致使郵件發(fā)送不成功，因此在書寫郵件主題和內(nèi)容時(shí)，應(yīng)盡量避開(kāi)被嫌疑為垃圾郵件的文字和詞匯或垃圾郵件所常用的宣傳推廣主題，以便郵件群發(fā)能順利地進(jìn)行。
4．區(qū)別不同群發(fā)軟件發(fā)送參數(shù)的差異性
不是每一個(gè)群發(fā)軟件都能將郵件順利發(fā)送到任何郵箱，如一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至21cn.com、sohu.com、263.net等，而不能發(fā)送郵件至sina.com、etang.com，而另一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至sina.com、263.net、etang.com、sohu.com等，卻不能發(fā)送郵件至21cn.com，這種情況在SMTP群發(fā)軟件中尤為突出，因此，在群發(fā)郵件前預(yù)先申請(qǐng)多種免費(fèi)郵箱，對(duì)多款群發(fā)軟件進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)送測(cè)試，根據(jù)測(cè)試結(jié)果再選擇針對(duì)性的群發(fā)軟件進(jìn)行發(fā)送。
5．根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)置發(fā)送線程
發(fā)送線程是指同時(shí)群發(fā)的郵件數(shù)，當(dāng)發(fā)送線程設(shè)置為100時(shí)，就相當(dāng)于100臺(tái)電腦同時(shí)發(fā)送郵件，發(fā)送線程數(shù)越大，發(fā)送速度就越快，在群發(fā)郵件時(shí)發(fā)送線程須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)帶寬進(jìn)行設(shè)置，如設(shè)置數(shù)過(guò)大，超過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸能力，電腦將會(huì)提示錯(cuò)誤、藍(lán)屏或死機(jī)，通常情況下，56K撥號(hào)上網(wǎng)不能超過(guò)20個(gè)，ISDN不能超過(guò)50個(gè)，ASDL根據(jù)分配帶寬可設(shè)置為100個(gè)甚至更多的發(fā)送線程，設(shè)置數(shù)量較多的線程發(fā)送郵件，除滿足以上條件還需提高電腦CPU與內(nèi)存的配置，盲目加大發(fā)送線程，服務(wù)器有時(shí)會(huì)限制同一時(shí)間來(lái)自同一IP地址線程的訪問(wèn)數(shù)量，如超過(guò)規(guī)定線程數(shù)，即使連接到服務(wù)器，服務(wù)器也不會(huì)響應(yīng)，郵件發(fā)送就不成功。
6．合理設(shè)置DNS服務(wù)器
人們習(xí)慣記憶域名，但機(jī)器間互相只認(rèn)IP地址，域名與IP地址之間是一一對(duì)應(yīng)的，域名轉(zhuǎn)換工作需由域名解析服務(wù)器（即DNS服務(wù)器）來(lái)完成，DNS在群發(fā)軟件中的作用是用以尋找接收郵件的服務(wù)器，如果電腦與Internet直接聯(lián)接，大多群發(fā)軟件會(huì)自動(dòng)查尋，即使不能自動(dòng)尋找（批注：不是什么？），軟件中一般也附帶了幾個(gè)DNS服務(wù)器，對(duì)此可以不作任何設(shè)置，如使用的服務(wù)器不能自動(dòng)尋找，而軟件中也沒(méi)有附帶DNS服務(wù)器地址的群發(fā)軟件，可向軟件開(kāi)發(fā)商進(jìn)行咨詢。
7．盡量使用原機(jī)配置的DNS
使用服務(wù)器不要直接選用下拉列表中所列的選項(xiàng)，如果使用“自動(dòng)獲取”就無(wú)法正常獲得原機(jī)上網(wǎng)時(shí)所用的DNS，如果網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有設(shè)置，可以模擬一個(gè)格式如：xxx.com或xxx.net等，因?yàn)椋瑖?guó)內(nèi)外大多郵件服務(wù)器在接收郵件時(shí)，會(huì)拒收沒(méi)有域名服務(wù)器發(fā)出的郵件。
8．靈活使用郵件地址
眾多的郵件服務(wù)器具有判斷郵件是否真的從發(fā)件人郵件服務(wù)器發(fā)出的功能，如果不是，（批注：不是什么？沒(méi)有表達(dá)清楚）服務(wù)器就會(huì)拒絕這些群發(fā)郵件，例如，如果發(fā)件人所填郵箱為xxxx@263.net，郵件服務(wù)器會(huì)根據(jù)郵件中的IP來(lái)判斷郵件是否真的來(lái)自于263.net的郵件服務(wù)器，由于263.net郵件服務(wù)器的IP是固定的，因此很容易發(fā)現(xiàn)IP與真正的郵件服務(wù)器不符，因此就會(huì)出現(xiàn)認(rèn)證錯(cuò)誤，導(dǎo)致郵件不能有效發(fā)送，那么該如何解決呢？其實(shí)很容易，只要在填寫發(fā)件人郵箱時(shí)，不使用常用郵箱就可以了，例如隨意填寫xxxxx@iloveu.com之類的，（批注：隨意填寫的郵箱地址不是目標(biāo)客戶，即使發(fā)送了郵件也是無(wú)效的）就可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題，當(dāng)群發(fā)很多郵箱時(shí)，遇到不能正常發(fā)出的情況都可以采用以上方法。