【中國禮品網訊】步入每年五六月份，禮品行業都會迎來區域會議召開的高峰時期。受主辦方怡生緣的特別邀請，筆者有幸參與了此次盛會，并以本人歷經2000場禮品行業會議的經驗感受，與大家分享——禮品行業如何有效召開區域會議。
禮品行業銷售是有曲線的，加上經濟發展的不均衡性和企業發展的不同階段性，有很多人認為會議營銷勞民傷財，效果在退化，會議營硝不會走多遠，還不如直接讓利來得痛快。這里分享兩點：第一，不僅禮品行業離不開會議營銷，各行各業都離不開會議營銷，起碼代理商會議永恒；第二，禮品成交取決的絕對不只是價格，關鍵在于需求和價值，禮品行業早巳進入價值競爭階段。
梳理一下禮品行業10年會議營銷的一些實戰經驗，希望開卷有益，共贏。成功運作大型會議營銷的三步曲：
第一步：會前會議階段
會議時間的選擇：
1避免國家法定假日期間舉行；2避免與當地國際性活動同時間舉行；3避免在周一到周五的工作時間上舉行；4避免在月度末舉行；5避免與過多地區選擇同一時間舉行會議。
會議宗旨和會議目標的確定：
1.會議宗旨是企業聯合各級廠家，邀請區域內禮品業新老同仁，創造一個會議交流平臺，來共同體驗企業的服務精神和年度政策，共同體驗各級廠家或品牌的新產品和新營銷計劃，迸而為適銷對路提供訂單機會。2要著重規劃三個角度政策：訂樣政策、訂貨政策和預存貨款政策。3確定要召開本次會議的核心任務目標，比如說上年度重點合作伙伴表彰，新服務政策發布、新產品推薦，篩選公司重點新客戶資源、疏通情感、建立新老渠道伙伴關系、直接促進樣品下放、刺激銷售任務的增長等等。具體要求為，必須有最直接的銷售目標，并能用數據表明日標的階段性和可實現性。
會議工作組的建立：
1以總經理為統籌中心，提前調配各級廠家和公司內部人員和資源，確定并建立臨時工作小組。2確立會議基本人員分工（總指揮、邀約、后勤、人力調度等主要工作職能）。3會議執行總指揮負責制度，完全按照指定會議推進排期進度，嚴格按照計劃推進、匯報、調整工作情況（會議總指揮直接向總經理報告工作進度，請全體員工監督工作進程和完成質量）。
會議地點和會場的選擇：
一、會議地點的選擇
1會議地點一定要選擇在交通便利，有足夠停車泊位的地方。2會議地點盡量選擇在省會一級的中心城市，如果處于地級城市，盡量選擇市中心地帶。3會議地點的選擇一定要結合本次會議要實現的目標，提前與各級廠家進行有效溝通。
二、會場的選擇
1會議場所外觀要氣勢宏偉，行進中容易發現，會場釙部要有足夠的廣告位置可以利用，并且符合國家工商局審批范圍。2會場選擇中，會場區域、餐廳區域以及住宿區域之間的距離和路線要適當。3會場內部的棚高和燈光要足夠，有明顯的主要背景版噴繪位置，有可以適合產品陳列的區域和適合產品、獎品、物資儲存的區域。4音響、麥克、投影、各種線路要符合高規格會議標準要求，要有備用設備儲備。5會場外部盡量有適當的茶歇區域，會場距離衛生間的距離和路線要適當。6確保會場外部有足夠的電梯或者交通路徑到達不同的區域。7測量各種廣告位置的尺寸，設定各種指示標志的展架和POP等的設計和安排，記錄并及時安排進行設計、制作。8主會場完成后，要對餐廳進行設計，保證與會場內的主題氛圍一致，保持餐廳環境的相對閉合，有利于宴會過程中氛圍的把握。
會議的邀約工作：
一、根據本次會議目標和當地情況進行客戶分類
1當地大型的，威望比較高的禮品公司作為貴賓邀請（各個廠家在當地的代理商、地方行業會長單位、全同禮品行業商會會長單位等）。2核心經銷商層伙伴（已經或者即將成為經銷商的伙伴）。3核心單幫業務骨干（按照不同籍貫、不同團隊進行分類邀請）。4普通
禮品公司的廣泛邀約工作。5還沒有緊密合作的重點公關客戶邀約工作。6新開發客戶的邀約工作。7廣告公司、策劃公司、大型直單客戶的邀約落實工作必須足夠的重視。
二、邀約的進度和控制
1確定邀請函，明確會議主題和會議賣點。2確定邀約主要責任負責人，成立邀約小組。
會議的物資籌備工作：
1.確定筆、本、文件資料、手提袋的數量、采購和分裝。2確定各類產品物資、資料物資提前10天調集到位，并指定專人檢查，如有遺漏及時補發。3確定課程中所需要的各種物資，比如說杯子、礦泉水、白板、白板紙、白板筆等現場物資，并且提前2天核實采買到位。4確保各項物資從庫房準時到達會場，最后審核一定是在會場內統一檢查，及時補充。
產品陳列和流程彩排：
1產品陳列必須是產品主講人和流程控制人親自參與陳列。2產品陳列必須和物資供應連接，必須和產品展示走位模特的需求連接。3正式會議開始之前必須進行產品講解彩排，確保主講人，展示人員，供應人員的配合嚴謹起來，必須強調產品展示技巧的應用（注重體驗營銷和括體實驗）。4調動全體工作人員情緒，以飽滿的激情迎接會議的開始。
第二步：會中會議階段
1按照規定的崗位職責站好自己的工作崗位。2做好現場音樂、燈光的配合工作，準備充分的電池，確保麥克供電及時。3檢查照相、集體照相以及攝像的安排工作。4做好及時補位的工作準備，尤其是產品講解環節，及時補位，并維護場內秩序，主動示意客戶保持安靜的會議氛圍。5做好離場的跟進工作，主動挽留客戶，并拒絕客戶的部分不合理要求。6下一個會議環節之前，工作人員提前到位，進行引導或者進行相應的調整準備工作。7工作人員隨時核實現場學員的人數，根據人數情況對餐飲和集體照相等環節做好相應的調節和準備。8總指揮要不斷編輯短信，提醒各個工作組提前進入下一個工作環節的準備，提醒大家保持激情和工作狀態，站好崗位。9宴會期間，工作人員要分散在客戶的隊伍當中，積極活躍氣氛，避免工作人員扎堆。10如果條件允許，當晚組織召開會盾的核心合作伙伴交流會議。
第三步：會后會議階段
一、現場總結階段
1宴會之后，會議并沒有結束，在整理物資之后，全體工作人員必須集中進行當天會議的工作總結。2會后會工作總結每個工作人員必須發言，發言的角度是以發現問題、總結經驗、提出改進方法為主，任何員工都要分析與銷售促進的數據證據。3核實會議的準確參與人員結構和有效客戶情況，現場制定會后跟蹤服務思路和方向。4綜合評價會議水平，進行會議費效比的分析；對下一次會議更好召開，提出改善觀點或方法。
二、會后長期工作跟進階段
1執行樣品就是銷售的策略，充分的占領禮品公司的展廳，建立快速的客戶反應體系和機制。2分析客戶層次，制定客戶拜訪工作計劃，對于邀約沒有到來或者中途離開的客戶要由專人負責跟蹤，并將相應資料贈送。3制定適合本區域的客戶中期、長期拜訪維護計劃，制定有效的產品換貨系統，制定有效的定單信息把握系統。4適當時機，再次召開核心伙伴座談交流會議。5按照建立客戶檔案資源，確定新客戶開發方向，確定新客戶開發目標和實施計劃。（來源：禮贏天下）