【中國禮品網訊】雖然“無紙化辦公”的概念提出已久，ipad等平板電腦的商用功能也逐步被挖掘，但紙質文檔依然在企業日常運作中扮演著不可替代的作用，無論是財務報表、公司備忘錄、企業合同等需要備份的文件，還是可以隨意勾畫修改的提案，亦或是更方便人與人溝通的文檔，這一切都需要借助打印機來完成，因此企業在成立之初都需要將打印機列入公司基礎架構的必選項。
不過面對多家知名品牌的眾多產品，相信很多行政經理或采購人員在選購機型的過程中都會有像編輯剛剛接觸打印機時一頭霧水的經歷，既要控制資金，又要滿足辦公需求，同時需要后續穩定保障，雖然網上報道不少，但到最后還是“老鼠拉龜——無從下手”，本篇編者就幫各位讀者整理一下打印機選購過程中的參考因數，希望能對大家有所幫助。
打印機的分類
目前，用于辦公的打印機根據技術原理的不同主要分為噴墨打印機和激光打印機兩大類，根據功能的不同又分為打印機和多功能一體機（或數碼復合機，集成復印、掃描和傳真等功能），按輸出樣張則可以分為黑白打印和彩色打印，而影響打印機品質和選購的關鍵詞主要有：價格、輸出速度、品質（分辨率）、成本（耗材）和穩定性（月負荷量）等。
需求分析與評估
在決定購買打印機前，一定要對自身企業需求有詳細的了解，并依此進行分析評估，包括打印機共享人數、主要用途、功能需求（打印、復印、掃描、傳真）、每月打印量、彩色需求、介質要求、耗材成本支出以及辦公文化等。
清楚需求之后，即可通過排除法來初步圈定適合企業辦公的打印機。
選購關鍵詞：激光or噴墨
激光、噴墨之爭由來依舊，最后經過市場選擇，出現了“商用激光、家用噴墨”的現象，原因有很多，但最主要的有四點：速度、穩定性、質量和成本。
速度不必多說，在噴墨打印機還在速度不足20ppm（頁/分鐘）時，激光打印機已經涵蓋了由10+ppm到70+的各個級別。
對于企業用戶來說，打印機的穩定性非常重要，將直接影響到整間公司的辦公效率，除了產品自身質量外，打印機的穩定性主要可以通過打印負荷來判斷，一般激打的月打印負荷都有6000張以上，而噴墨產品因技術問題月打印負荷就很少，并且在在高負荷的打印狀態下，噴頭會遭到較大的挑戰，影響打印速度和效果。
關于質量，可以從兩方面來說，一個就是輸出質量，其實這一點激光打印機的優勢并不明顯，看看專業的照片打印機都是噴墨產品就知道了；另一個是指輸出后的效果，噴墨類產品的打印原理決定了其文檔在輸出最開始的過程中會有一點濕淋淋的感覺，特別是含有圖表或者彩打的文檔，需要一兩秒的時間來風干，單純黑色文字會好些。
打印成本是每家企業都不會忽視的參數，激光打印機也借此俘虜了一大批用戶，不過隨著愛普生墨倉式一體機以及惠普惠商系列打印機的發布，將打印成本拉低到不足激打成本大1/2，甚至更低，這一優勢已經成為明日黃花。
關于產品成本，噴墨打印機大多在千元級別，而激光打印機多少則要貴上一些。
編輯建議：如果是用做部門幾個人專用，并且有彩色需求，可以選擇愛普生墨倉式一體機或惠普惠商系列等彩色噴墨打印產品，但如果共享人數很多或者有很大的打印量，則最好實在激光打印產品里進行選擇，其他情況比如說，有些部門有彩打需求，但企業大多數都是黑白文檔打印即可，可以刻考慮選購一臺復合機作為日常應用，而給有彩色需求的部門專門配備一臺幾百元左右的彩色噴墨打印機，這樣的一個好處就是可以有效控制打印成本，避免不必要的浪費。
選購關鍵詞：黑白or彩色
選黑白還是選彩色，這一點主要看企業本身所處行業的性質，以及選購打印機的主要用途，是用于內部人員文檔打印，還是客戶打印提案、設計圖，彩色功能是不是必需的，雖然現在倡導“彩色辦公”的的聲音很大，但對于企業用戶來說，在采購打印機過程中依然要精打細算，不能因為個別小組的特殊需求或少量需求而為整體部門配備彩色打印機，這樣會造成很大的不必要浪費，因小失大。畢竟在同速輸出情況下，一款彩色打印機要比黑白打印機貴上2000元左右，而且彩色輸出文檔的成本也要高上幾個級別。
面對這種情況，正如我們前面所說的，特殊情況特殊對待。
選購關鍵詞：打印質量/速度
這一點主要由打印機的分辨率來決定。如同顯示器一樣，打印機也有分辨率問題，分辨率越高輸出圖像精度就越高，打印質量也相對較好。所以大家應盡可能選擇分辨率較高的打印機產品，目前主流打印機產品分辨率主要有600dpi×600dpi、1200dpi×600dpi、2400dpi×600dpi、1200dpi×1200dpi、2400dpi×1200dpi等幾種，分辨率越高的產品價格越貴，一般用戶選擇600dpi×600dpi的產品即可，要求較高的用戶建議可首選1200dpi×1200dpi的產品。
同理，打印速度越快價格越貴，如何選擇主要看企業每天打印量有多大，以及員工打印頻次是怎樣的，目前市場上主流的商用打印機，包括激光和噴墨，其打印速度一般都在10-20ppm（頁/分鐘）頁之間，能夠滿足大多數中小企業用戶的需求。
選購關鍵詞：價格及耗材
“除產品自身的價格，還要將月打印成本考慮進去綜合考慮”，關于這一點，想必經常采購產品的諸位比編輯本身更有經驗和發言權，不過這里編輯還想說明的就是，采購價格并不是越低越好，一定要根據預判的月負荷量進行選擇，否則無論是出現打印速度無法滿足需求，還是因負荷嚴重造成機器故障，都會引發更多的成本支出，因節約小頭而造成更大浪費。
附加關鍵詞：移動打印
自去年開始，打印廠商已經開始陸續推出支持無線、U盤等多途徑打印的產品，這主要就是考慮到隨著BYOD等現象的普及，員工對打印設備的需求也隨之提升，因此，采購人員在選購打印機構成中也要具有前瞻性，并將之影響給決策層。
企業在選購采購打印機的過程中，首先要將觀念由“能用即可”向“正確選型，兼顧未來”轉變，要跳出現狀，結合企業自身的辦公文化和未來的辦公趨勢，目前員工攜帶平板電腦、超極本辦公的現象已經非常普及，這就需要打印機能夠具備與之相適應的功能，正如我們開篇所提到的，采購前一定要做足功課，為企業選擇合適的、好用的辦公設備。
文中我們沒有提到服務，主要一個原因就是惠普、佳能、富士施樂、愛普生等品牌廠商，都在這方面做足了功夫，并且仍在繼續投入過程中，因此選對品牌的話，售后問題基本不大。